田中／ 今井さんはリーシングサポート課で、どんな業務を担当してるんだったっけ？

今井／ おもに、お客さまが入居されるまでに必要な手続き全般を担当しています。たとえば、契約書類の作成、IT重説のスケジュール管理、返送されてきた書類の処理とかですね。あ、駐車場全般の管理も担当してますね。田中さんは、ウェブサイトの運用がおもな業務でしたっけ？

田中／ そう、お部屋探しサイト「金沢賃貸ナビ」の運用管理が仕事の中心だね。お部屋の写真とか間取り図なんかの物件情報を管理したり、訪問者の行動を分析して、もっと使いやすくなるように、デザインやプログラムに手を加えたり。受験生の親御さん向けのお部屋探しセミナーを開催したり、Web広告を使った集客もやってるよ。

今井／ そんなわたしたち２人が、兼務するかたちで参加してるのがDX推進プロジェクト。設立されたのは2022年でしたよね？デジタルソリューションを活用したり、業務改善に関わったり、いろいろやらせてもらってます。

田中／ そうだね、ほんといろいろやってる（笑）DXって、それを取り入れることで「どんな感じに業務が効率化されていくか」ってところがフォーカスされがちだけど、じつはその定義は「データ・デジタルを活用してサービス・ビジネスモデル・企業文化を改革し、よりよい価値を提供すること」。こむずかしい表現だけど、要は「社内文化を改革すること」が目的なんだよね。

今井／ はい、そうですよね。たとえば、別にだれがいつ手を挙げて、あたらしいことをはじめてもいいんだよ、って思うし、そういう人を、DXチームがいちばんに応援できるようになりたいって思ってます。わたしの上司も「やってみよう」が口癖なんですけど、そういうふうになりたいです。

今井／ DX推進プロジェクトとして、いちばん印象に残ってるの取り組みって、やっぱりあれですか？

田中／ やっぱりあれだね（笑）2022年の予約解禁日の電話受付を廃止するプロジェクトだね。つぎの４月から入居いただけるお部屋の予約解禁日は毎年、朝イチから電話が鳴りはじめて、昼過ぎまでつづくような感じだったんだよね。担当の賃貸営業部だけじゃ手が回らなくて、ほかの部署も手をとられるって状況でね。上司の「予約受付はWebフォーム限定にしない？」って提起をきっかけに、取り組みがはじまった。

今井／ あの状況はひどかったですもんね。「どうにかしなきゃいけない」って、みんな考えてたと思います。

田中／ Webのみで受け付けるとなると、賃貸営業部の業務処理の流れを大きく変えることになるから、彼らと何回も打ち合わせを重ねたよね。解禁当日は、賃貸営業部は来店されるお客さまの対応で手が回らないだろうからってことで、送信されてきた情報の処理は僕らふたりが担当になって。

今井／ ドキドキしながら11月の解禁当日を迎えましたけど、予約申し込みの処理はたった１時間で終わっちゃいましたよね（笑）例年のバタバタ感が無くて、あまりにもアッサリできてしまって。デジタルを活用するとこんなに業務が変わるのかって、衝撃を受けたのを覚えてます。翌年１月の２回目の予約解禁日には、１回目の反省をふまえて予約受付フォームを手直ししたり、情報処理担当の人数も増やしたりして対策したら、「えっこれだけ？！申し込む人、減ってない？」って感じでした。電話の数も、11月で前年比4分の1、翌１月は前年比9分の1まで減らすことができました。

田中／ ただ正直、この変更が業務に与えたインパクトの大きさに気付いてなくて。後から振り返って「ものすごいことやったんだな」っていうのが本音なんだよね。業務オペレーションを見直すってことは、その範囲が広ければひろいほど、関わる人のこととか業務の前後のつながりとか、考慮しないといけないことがおおくて難しい。でもやりがいがあるんだよね。

田中／ 仕事するうえで大切にしてることってある？僕が大切にしてるのは「意図を伝えること」かな。たとえば、広告制作会社のデザイナーさんに、ウェブサイトの制作を依頼するとき、「赤色にしてください」って【手段】を限定して伝えるんじゃなくて、「ここが大事なので目立たせたいんです」っていう【意図】の部分を伝えるようにしてて。そうすると自分たちでは思いつかないような、アイデアとか表現を提案してもらえるんだよね。こういう考え方になったのは、上司のおかげで。なにか聞いても簡単には教えてくれないことが多いんだよね（笑）。自分でどんどん考えていかないと上司を突破できないんで鍛えられたよ（笑）

今井／ わたしが所属しているリーシングサポート課は、お客さんと直接会話する機会がすくないんですよ。その代わり事務作業が多いので、デジタルで作業効率を上げなきゃなって思ってます。全社として浮いた時間は、賃貸営業部がお客さんとのコミュニケーションのために使ってもらったらいいって考えてます。それもあって最近は、リーシングサポート課の「担当業務を削減」したりとか「デジタルを使う」「データを出してくる」ことが多いんですね。おかげさまで基幹システムからデータをカンタンに引き出す方法をおぼえたり、エクセルの関数にくわしくなりました。なかでもデータって、いろんな方針を立てるときの根拠になりますよね。とくに大事にしています。

田中／ 今井さんはとにかく仕事がはやくて。「このデータまとめてほしい」って時にあっという間にやってくれるのでいつも助かってるよ。いくつかの部署のメンバーが入り混じったプロジェクトチームだから、これまでにない視点とか考えができてきたよね。

今井／ 仕事をしていて面倒臭いことがあったときの「これは伸びしろやね」がチームの共通言語みたいになってますよね。一見ネガティブなことも「改善の余地がある」と考えれば楽しくなってくる。仕事を通していろんなことをポジティブにとらえられるようになりました。上司のおかげです（笑）

今井／ 規模を追い求める方向じゃない方がいいなぁ。みんなの顔が見えるくらいの規模・距離感を保って、すくない業務量でもっとたくさん利益が得られるように工夫したらいいと思ってます。高校のクラスとかでも知らない人とかいるじゃないですか。数年後会ったときに顔だけ知ってて気まずいなあみたいな（笑）田中さんは、どんなのうか不動産を思い描いてるんですか？

田中／ 僕は、みんなが、はたらくのが楽しいと思える会社が理想かな。そうなるように、自分事としてDXを進めてる感じなんだよね。部門ミッションを決めていく過程で、業務効率化をした先に何があるのか？って話になったよね。まずは残業をゼロにする。残業をしているというマイナスの状態をゼロに引き上げなきゃいけない。さらにいえば、もっと業務をラクにこなせて、成果も出せるようになったら、仕事はもっと楽しくなると思ってて。仕事が楽しいともっと前向きに、積極的になって、いろんな改善案が出てきたりとか、いいサイクルが生まれるんじゃないかな。

今井／ あ、わたしが思ってたことが、もうひとつありました。学生向けのサービスをたくさん提供してるのに社内に学生がいないのはおかしい！って思うんですよね。ドラマでも商品開発とかで20代向けの商品を開発するときって、20代のメンバーでプロジェクトチームをつくることってあるじゃないですか？長期インターンシップなんかで、ずっとそういう人が社内にいてもおかしくない。いや、いないほうがおかしいんじゃないかって思うんですよね。

田中／ たしかに。いいサービスをつくるには、「顧客を知る」ことが不可欠だね。DX推進プロジェクトチームにとっての顧客は、のうか不動産のスタッフ全員。デジタルとデータをフル活用して、会社の「あたりまえ」をどんどんアップデートしていこう！